Wat is planning en dispatch?
Dispatch is het dagelijkse proces om open transportorders om te zetten in rijdende ritten. De planner bepaalt welke order op welk voertuig komt, met welke chauffeur, in welke volgorde — en stuurt continu bij naarmate de dag verloopt.
Het is het moment waarop sales (de order) operations (de truck) ontmoet. Goed gedaan is het onzichtbaar. Slecht gedaan kost het overal geld: lege kilometers, te late leveringen, ontevreden chauffeurs, gemiste marge.
Wat doet een planner?
In een typische dag:
- Open orders en zendingen bekijken – wat moet er rijden, wanneer en waarheen.
- Matchen aan resources – voertuigen, opleggers, chauffeurs, equipment.
- Stops in volgorde zetten – een efficiënte route per voertuig opbouwen.
- Communiceren – de rit naar de chauffeur sturen (app, telefoon, papier) en de klant bevestigen.
- Afwijkingen afhandelen – pech, vertragingen, last-minute orders, no-shows.
- De dag afsluiten – ritten afmelden, POD vastleggen, kostenregels voorbereiden.
In Routix gebeurt dit op het Dispatch-bord, waar open Stops en Shipments op een tijdlijn worden toegewezen aan voertuigen en chauffeurs.
Waarom dispatch lastig is
- Beperkingen stapelen snel. Tijdvensters, rij- en rusttijden, voertuigtype, ADR, klantregels, verkeer.
- Het plan verandert per uur. Nieuwe orders, annuleringen, vertraging, weer.
- Communicatie met de chauffeur is fragiel. Een wijziging op het scherm moet snel in de cabine landen.
- Kosten zijn op het beslismoment onzichtbaar. De planner ziet zelden de marge-impact van het accepteren van een order.
- Informatie zit op te veel plekken. Spreadsheets, WhatsApp, e-mail, geprinte vellen.
Dispatch met software
Een TMS ondersteunt de planner door:
- Open werk (stops, zendingen) en beschikbare resources in één beeld te tonen.
- Conflicten te detecteren (overlap, capaciteit, tijdvensters).
- De rit via een mobiele app naar de chauffeur te sturen, zodat updates automatisch terugkomen.
- Elke rit aan kosten en omzet te koppelen, zodat marge zichtbaar wordt tijdens het plannen.
- Status, ETA en POD vast te leggen om klanten te informeren.
Zie in Routix het Dispatch-bord en de chauffeursapp.
Dispatch-KPI’s die er echt toe doen
| KPI | Wat het je vertelt |
|---|---|
| Plantijd per rit | Hoe efficiënt de planningafdeling werkt |
| Voertuigbenutting | Hoeveel van de betaalde capaciteit echt lading vervoert |
| Lege kilometers | Hoe goed je orders aan elkaar koppelt (zie lege kilometers) |
| On-time delivery | Klantgerichte betrouwbaarheid |
| Marge per rit | De échte reden waarom dispatch-beslissingen tellen |
| Exceptions per dag | Vroege waarschuwing voor structurele procesproblemen |
Pas op voor vanity-KPI’s (“documenten aangemaakt”, “notificaties verstuurd”) — die groeien ook als de operatie niet beter wordt.
Dispatch eigen vloot vs uitbesteed
- Eigen vloot – de planner stuurt direct het middel aan. Focus op benutting, uren, onderhoud.
- Uitbesteed – de planner kiest per zending een vervoerder. Focus op tarief, betrouwbaarheid, papieren.
- Hybride – allebei tegelijk. Het TMS moet beide flows ondersteunen; Routix doet dat.
Verwante concepten
Zie dit in Routix
Wil je dispatch als werkend scherm zien in plaats van als theorie, start dan op www.routix.com en open daarna Dispatch, Shipments en de chauffeursapp. Samen laten ze in Routix zien hoe werk wordt toegewezen, bijgestuurd en teruggekoppeld naar planning.
